Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité

La Fondation CHU Sainte-Justine (la « Fondation ») recueille, utilise, communique et conserve régulièrement des renseignements relatifs aux personnes physiques qui interagissent avec elle dans le cadre de sa mission et de ses activités philanthropiques.

Consciente de l’importance de la protection des renseignements personnels, la Fondation entend se conformer au cadre législatif applicable à cet égard, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).

Un « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.

Cette politique (la « Politique ») a pour but d’informer toutes les personnes physiques qui interagissent avec la Fondation de la manière dont la Fondation gère leurs renseignements personnels, notamment les fins pour lesquelles elle les recueille.

La Politique contient également de l’information importante quant aux droits dont disposent les personnes concernées et la façon dont ils peuvent les exercer.

La Politique doit être lue conjointement avec la Politique d’utilisation de témoins de connexion et de pixels.

En conformité avec la Loi, les renseignements personnels qui concernent l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ne sont pas visés par la Politique.

La Politique ne s’applique pas aux sites webs de tiers (ex : Facebook, LinkedIn), même s’il est possible d’y accéder en cliquant sur des liens partagés par la Fondation.  Dans ces cas, il est recommandé de se référer aux politiques de protection des renseignements personnels et de confidentialité de ces sites.

Aussi, la gestion des renseignements personnels des employés de la Fondation fait l’objet d’une politique distincte.

L’application de la Politique relève du Comité de direction de la Fondation.

En fournissant des renseignements personnels à la Fondation ou à ses représentants autorisés, vous consentez à ce que la Fondation recueille, utilise et communique ces renseignements conformément au droit applicable, notamment pour les fins et selon les moyens nécessaires pour mener à bien sa mission et ses activités philanthropiques, comme plus amplement décrits dans la Politique.

Si vous fournissez des renseignements personnels à la Fondation ou à ses représentants autorisés concernant une autre personne, vous déclarez que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de cette personne afin de permettre à la Fondation de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements conformément au droit applicable, notamment pour les fins et selon les moyens nécessaires pour mener à bien sa mission et ses activités philanthropiques, comme plus amplement décrit dans la Politique.

La Fondation recueille les renseignements personnels vous concernant principalement auprès de vous.

Elle peut aussi en recueillir auprès d’autres personnes, si la Loi l’autorise ou si vous y consentez. Par exemple, la Fondation pourra recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès d’une personne qui organise une activité au profit de la Fondation et à laquelle vous avez choisi de participer.

Sauf dans le cas d’initiatives particulières (et dans ce cas, uniquement avec le consentement d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur), la Fondation a comme pratique de ne pas recueillir de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans. Si un titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur constate qu’un enfant de moins de 14 ans a fourni des renseignements personnels à la Fondation sans son consentement, il doit contacter la Fondation comme indiqué dans la section « O. Comment communiquer avec la Fondation relativement à la gestion de vos renseignements personnels ».

La Fondation peut recueillir des renseignements personnels vous concernant directement (lors d’interactions directes avec vous, par exemple, par le biais de ses plateformes, de ses employés ou de ses bénévoles), ou indirectement (par exemple, par l’entremise de plateformes, d’employés ou de bénévoles de tierces parties, de partenaires philanthropiques, d’organisateurs d’activités bénéfice, de fournisseurs de service et de mandataires).  Cette collecte peut s’effectuer de différentes manières, notamment :

• En personne, par téléphone, par la poste, par courriel, par SMS;
• Par des formulaires ou des sondages (imprimé ou en ligne);
• Par des sources publiquement accessibles (ex : registres publics, moteurs de recherche, médias).

La Fondation ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien sa mission et ses activités philanthropiques.  En voici quelques exemples :

La Fondation peut aussi créer ou déduire des renseignements à partir des renseignements personnels recueillis. Par exemple, la Fondation pourrait vous créer un profil d’utilisateur ou un identifiant. Ces renseignements sont considérés comme des renseignements personnels. Ils seront gérés et protégés selon les mêmes pratiques que le reste de vos renseignements personnels.

En plus des fins liées à ses obligations légales et réglementaires, la Fondation recueille les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien sa mission et ses activités philanthropiques.  Cette mission et ces activités se déclinent en plusieurs volets

Dans le cadre de sa mission et de ses activités philanthropiques, la Fondation pourrait communiquer vos renseignements personnels à des tiers, y compris à des tiers à l’extérieur du Québec.

Par exemple, la Fondation pourrait communiquer des renseignements personnels aux tiers suivants :

• Des partenaires philanthropiques, des bénévoles ou des organisateurs d’activités qui contribuent à ou, dans le cas du CHU Sainte-Justine, sont au cœur de la mission et des activités philanthropiques de la Fondation. Ceux-ci peuvent entre autres être appelés à solliciter des contributions financières et à participer au recrutement d’autres bénévoles.  Des renseignements personnels peuvent également être partagés avec eux à des fins de logistique évènementielle et de remerciement;
• Des fournisseurs de services en technologies de l’information qui, par exemple, hébergent le site web de la Fondation et lui permettent d’offrir des services en ligne;
• Des fournisseurs de services en communication et d’impression de documents qui permettent notamment à la Fondation de communiquer avec vous (administration et envoi d’invitations, d’infolettres, de sondages, de publipostage et de reçus);
• Des fournisseurs de services de télémarketing qui appuient la Fondation dans ses initiatives de développement philanthropique;
• Les autorités gouvernementales et organismes d’application lorsque les lois applicables l’exigent, lorsqu’un tribunal l’ordonne ou encore, lorsqu’un organisme de prévention et de gestion de la fraude le requiert.

Dans tous les cas, la Fondation limite les renseignements personnels qu’elle communique à des tiers à ceux qui sont raisonnablement nécessaires.  La Fondation s’assure aussi que les renseignements partagés bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.

Les renseignements personnels détenus par la Fondation sont conservés de diverses façons.

Certains renseignements personnels sont conservés physiquement ou de façon électronique à la Fondation.

D’autres renseignements personnels sont hébergés chez ou communiqués à des fournisseurs situés au Québec et à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, la Fondation s’assure ici encore que ces renseignements bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.

La Fondation s’efforce de se conformer aux normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements personnels qu’elle recueille en adoptant des mesures physiques, administratives et technologiques appropriées pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient, y compris :

• En limitant l’accès à vos renseignements personnels et leur utilisation;
• En protégeant les installations de la Fondation et ses systèmes informatiques;
• En communiquant avec vous de façon sécuritaire.

Dans le cas d’un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux pour vous, la Fondation vous en avisera dans les meilleurs délais par suite de sa connaissance de cet incident, conformément à la Loi.  Dans tous les cas, la Fondation s’efforcera de prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice vous soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

La Fondation ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve de ses obligations légales et réglementaires, et du délai nécessaire pour protéger ses droits en cas de recours.

La Fondation pourrait choisir d’anonymiser certains renseignements personnels avant de les détruire et d’en conserver une copie. Une fois anonymisés, ces renseignements ne permettent plus de vous identifier et ne sont donc plus considérés comme des renseignements personnels. Ils peuvent être utilisés pour améliorer l’offre de services de la Fondation, pour identifier des tendances ou mettre en place des indicateurs de performance.

Sous réserve de certaines conditions prévues par la Loi, vous avez des droits concernant les renseignements personnels que la Fondation détient sur vous.

1.      Procédure à suivre

Toute demande en lien avec l’exercice de vos droits à l’égard de vos renseignements personnels doit respecter les conditions suivantes :

a.       Être mise par écrit;

b.       Être soumise par une personne en mesure de démontrer son identité à titre :

• de personne concernée par les renseignements personnels;
• de représentant dument autorisé de la personne concernée. Il est à noter que la Loi limite les droits d’un liquidateur, d’un bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, d’un héritier ou d’un successible;
• de titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur de la personne concernée.

c.       Être adressée à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent dans la section « O. Comment communiquer avec la Fondation relativement à la gestion de vos renseignements personnels ».

d.       Préciser le ou les droit(s) que vous souhaitez exercer en vous référant au tableau de la section « M. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels » :

1. Savoir si la Fondation détient des renseignements personnels sur vous et y accéder
2. Rectifier vos renseignements personnels
3. Désindexer vos renseignements personnels
4. Retirer votre consentement à certaines fins*
5. Gérer vos préférences de communication**

* Dans le cas où vous souhaitez retirer votre consentement à certaines fins, vous devez préciser les fins dont il s’agit parmi les suivantes :

• Que la Fondation ne me transmette plus de nouvelles ou d’informations sur la Fondation et le CHU Sainte-Justine qu’elle soutient
• Que la Fondation ne m’invite plus à des évènements organisés par la Fondation
• Que la Fondation ne m’invite plus à participer à des activités de collecte de fonds organisées par des tiers au profit de la Fondation
• Que la Fondation ne me sollicite plus pour une contribution financière
• Que la Fondation ne me transmette plus de remerciements non automatisés pour mon engagement envers la Fondation
• Que la Fondation ne publie plus mon nom et, lorsqu’applicable, mon niveau de don dans les listes publiques de donateurs de la Fondation

** Dans le cas où vous souhaitez gérer vos préférences de communication, vous devez préciser le(s) moyen(s) par lequel(s) vous ne souhaitez pas que la Fondation communique avec vous parmi les suivants :

• Par téléphone;
• Par la poste;
• Par courriel;
• Par SMS;
• Par l’intermédiaire de campagnes publicitaires d’audiences ciblées présentées sur les médias sociaux.

2.      Justification de l’identité

Pour des raisons de sécurité, la Fondation vous demandera des informations spécifiques afin de l’aider à confirmer votre identité en vue de l’exercice de vos droits.

3.      Suivi à une demande

La Fondation donnera suite par écrit et au plus tard 30 jours suivant la réception d’une demande.

Si elle refuse votre demande en tout ou en partie, la Fondation vous fournira plusieurs informations, y compris, les raisons du refus, les références aux lois et règlements qui justifient ce refus, les recours qui s’offrent à vous et les délais pour les exercer.

Il est à noter que la Fondation peut, dans certaines circonstances, demander à la Commission d’accès à l’information de l’autoriser à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou qui, de l’avis de la Commission, ne sont pas conformes à la Loi. Elle peut aussi demander à la Commission de limiter une demande ou de prolonger le délai dans lequel elle doit répondre.

Vous pouvez vous adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à la Fondation aux coordonnées ci-dessous pour :

• Demander de l’aide, transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels;
• Exercer l’un de vos droits en matière de protection des renseignements personnels ou exprimer une préférence de communication;
• Aviser la Fondation si vous avez des raisons de penser que vos renseignements personnels ont été compromis;
• En savoir davantage sur les catégories de personnes ayant accès aux renseignements personnels à la Fondation ou sur leur durée de conservation;
• Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels.

Par courriel : protection@fondationstejustine.org

Par la poste :

Fondation CHU Ste-Justine

À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels

5757, avenue Decelles, bureau 500

Montréal (Québec) H3S 2C3

Merci de fournir toute l’information nécessaire afin que la Fondation puisse donner suite à votre demande.

La Fondation se réserve le droit de mettre à jour cette Politique pour tenir compte de l’évolution des lois, des règlements et des normes en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez consulter régulièrement la version de la Politique déposée sur le site Web de la Fondation afin de vous tenir au courant des modifications qui pourraient y être apportées.

Historique de révision

Historique d’approbation